Ante la problemática de gestionar equipos distribuídos, las 14 Herramientas tecnológicas para trabajar a distancia de forma eficiente te ayudarán. Durante este escenario caótico e inusual, las organizaciones se han tenido que poner las pilas para estar a la última en cuanto a herramientas tecnológicas para teletrabajar.
El trabajo remoto es posible gracias a diferentes herramientas digitales. Nos permiten trabajar a distancia, coordinando y sincronizando todas las tareas. Además, mantenemos la comunicación con nuestro equipo de trabajo y gestionamos proyectos de manera eficaz.
En este post os vamos a explicar las 14 Herramientas tecnológicas para trabajar a distancia de forma eficiente:
Herramientas para comunicarte con tu equipo
Estas herramientas se van a convertir en el canal principal de comunicación a través del cual tu equipo va a estar conectado.
Slack reúne todas tus comunicaciones. En Slack, los equipos trabajan en canales, el lugar donde se concentran todos sus mensajes, herramientas y archivos, lo que ahorra tiempo e incentiva la colaboración entre compañeros de trabajo.
La aplicación está enfocada en la mensajería instantánea, el envío de varios archivos y la comunicación en masa. Algunas características que destacamos de Telegram son:
- Chats e interacciones
- Grupos y canales
- Adjuntos
- Chats secretos
- Llamadas
- Pagos y transferencias monetarias
Ahora mismo apuesta por ser el sustituto de las newsletter de muchas empresas o iniciativas.
Whatsapp se ha transformado en el sistema de comunicación por defecto de gran parte de la población mundial, y aunque está muy vinculado con la comunicación personal, son muchas las empresas que lo utilizan para comunicación interna o como canal de comunicación de equipo.
Este sistema quizá sea el más desconocido para todos. Twist se desarrolló para crear una forma más deliberada de trabajar en equipo, enfocado en la productividad y la comunicación para el trabajo en equipo, con un enfoque hacía el trabajo remoto. Algunas características que destacamos de Twist son:
- Mantiene las conversaciones organizadas, centradas en el mismo asunto y fáciles de seguir para todos
- Garantiza que todo el mundo pueda encontrar la información que necesita
- Colabora con invitados
- Se conecta con herramientas que ya utilizas
Herramientas para hacer videoconferencias
Los sistemas de videoconferencia, al igual que los sistemas de comunicación a través de chat, son herramientas tecnológicas indispensables en cualquier ecosistema remoto.
Estos tipos de herramientas van de la mano. La mayoría de ellas combinan tanto la videoconferencia, como la llamada o el chat en las funcionalidades de la aplicación.
Además de un sistema de videoconferencia, es también un sistema de chat o comunicación.
Su integración dentro de Gmail, hace que muchas personas lo utilicen de forme habitual.
¡Os damos un truco! poniendo /hangouts en el chat de un grupo de Slack, se crea un Hangouts directamente para que se puedan conectar todos los integrantes del grupo. 🙂
¿Quién no conoce Skype? Sin duda es el más veterano.
Después de su adquisición por parte de Microsoft ha sufrido una serie de cambios y mejoras, sobre todo en su línea de diseño, para intentar competir con herramientas como WhatsApp o Telegram.
Zoom es otro sistema de comunicación que lleva años utilizándose en el sector profesional, pero debido al COVID-19 se ha convertido en la aplicación de videollamadas de moda con hasta 1000 participantes y 10.000 espectadores. Es uno de los líderes para soluciones de reuniones en remoto.
Algunas de las acciones que puedes desarrollar con esta herramienta, son:
- Reuniones en línea
- Seminarios web
- Salas de conferencia
- Mensajería instantánea
Herramientas para la gestión de proyectos
¿Eres productivo trabajando en remoto? Para ponértelo más fácil, te indicamos a continuación una serie de herramientas tecnológicas para gestionar tus proyectos y mejorar la productividad de tu trabajo.
Dentro de esta herramienta puedes gestionar los proyectos por tareas, el método kanban, poner flujos de trabajo o visualizar las progresiones de los mismos.
Desde Asana puedes gestionar proyectos, programas y procesos independientemente del grado de avance o complejidad que tengan. Esta herramienta tiene muchas funciones. Le puedes echar un vistazo AQUÍ.
Trello está muy orientado a todos aquellos que quieran gestionar sus proyectos a través del método kanban. Es el referente para aplicar este método.
La experiencia de usuario con Trello es muy intuitiva. Se configura como un tablero.
El tablero se distribuye en columnas que puedes diferenciar según los diferentes hitos, días, pasos… de un proyecto específico. En estas columnas, puedes añadir lo que se denominan “tarjetas”, las cuales recogen el contenido del trabajo a realizar, quién las debe realizar, fecha de vencimiento…
Basecamp es un sistema bastante completo para la gestión de proyectos y se centra, sobre todo, en la línea de comunicación del equipo como eje central para resolver los mismos.
Cada proyecto incluye las herramientas que todos los equipos necesitan para trabajar juntos: tableros de mensajes, tareas pendientes, horarios, documentos, almacenamiento de archivos, chat grupales en tiempo real…
Herramientas para medir el tiempo
Otra parte importante en la optimización de los proyectos es medir el tiempo.
Para ello contamos con diferentes herramientas que nos dice si estamos siendo o no productivos en el proyecto. Algunas de ellas son:
Toggl es una herramienta fundamental para medir el tiempo desempeñado en cada tarea o proyecto.
Esta herramienta es ideal para recoger el tiempo que lleva cada proyecto. Cuenta con un «play» y un «stop» como si fuera un cronómetro.
También proporciona un resumen del tiempo que habéis dedicado a cada proyecto en un periodo concreto y os facilita un informe detallado para saber los momentos del día en los que se ha trabajado más en cada cosa, qué usuario ha estado trabajando…
Harvest es una herramienta muy similar a Toggl.
Nos permite hacer un seguimiento de todos los proyectos y de los desempeños de cada miembro del equipo dentro de los mismos.
Esta herramienta tecnológica nos proporcionará estadísticas acerca de estos datos, y podremos exportarlos a CVS.
Herramientas para la gestión de documentos en la nube
Además de gestionar proyectos o de medir el tiempo que dedicamos a los mismos, también es muy importante poder trabajar en la nube.
Hay muchos recursos para hacerlo. Aquí te mostramos dos, que seguro los tienes en mente ya sea porque has oído hablar de ellos o porque los has incorporado en tu trabajo diario.
G Suite hace que el trabajo en equipo sea mucho más fácil. Este sistema de Google incorpora herramientas fundamentales como:
- Gmail
- Calendario
- Documentos
- Hojas de cálculo
- Formularios
- Presentaciones
- Drive
Todo ello guardado en la nube para que la gestión de tus proyectos sea mucho más sencilla.
Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos en la nube. Este servicio te permite almacenar y sincronizar archivos en líneas y compartirlos con otros usuarios.
Está disponible una versión business, que reúne equipos, herramientas y contenido.
Por lo tanto, todo el contenido de equipo se encuentra centralizado para que puedas crear, guardar y contenido de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, archivos de Microsoft Office, tableros de Trello…