Llegados a este punto, seguro que no dudas de la importancia de fomentar la eficaz comunicación entre los compañeros para constituir equipos remotos eficaces. Y es muy probable que seas consciente también de que mantener a todos los trabajadores remotos motivados es clave para obtener una mayor productividad por su parte, ¿verdad?
Es momento, entonces, de que descubras cuáles son las prácticas grupales remotas más útiles para potenciar la colaboración digital y conformar equipos remotos eficaces. Especialmente, porque hasta el 17 % de los que teletrabajan identifican como mayor dificultad la complejidad a la hora de colaborar y comunicarse con sus compañeros.
Ya hemos visto que la tecnología nos ofrece en la actualidad muchas posibilidades a ese respecto. Pero, ¿estás seguro de estar aprovechándolas todas?
Seguimientos de proyectos
Esta es quizá la práctica remota grupal que más se asocia de forma directa con el aumento de la productividad. Su relación es directa y evidente: cuanto más implicados están todos los compañeros en un proyecto, más y mejor funciona. Por ello, aunque no es en lo único que debes centrarte, sí es un aspecto importante.
Hay muchas formas de realizar seguimientos grupales de los proyectos. Y, de nuevo, las herramientas digitales actualmente disponibles van a ser tus mejores aliadas. ¿Quieres saber todo lo que tu equipo podrá hacer en grupo por sus tareas y proyectos compartidos?
Intercambio de información y documentación
Que fluya fácilmente la información es clave para tener procesos de teletrabajo productivos. Con un software de gestión de proyectos adecuado dispondrás de un canal cómodo, ágil y accesible para que todos puedan compartir su valiosa documentación e información en pocos clics.
De esta forma, tus compañeros y tú podréis olvidaros de correos electrónicos interminables, entre los cuales es prácticamente imposible encontrar lo que se busca una vez pasado un tiempo. La información sobre cada proyecto han de estar siempre a la vista y ser accesibles para todos.
Envío y recepción de feedback
Estas plataformas también te resultarán de gran ayuda para enviar feedback a tu equipo, al tiempo que facilitarán recibir sus comentarios y propuestas casi al instante. Cuando un compañero suba un documento o actualice un estado, podrás enviarle inmediatamente tu respuesta y feedback. Como puedes imaginar, todo esto contribuirá a una mejor autogestión entre tus trabajadores.
Medición de tiempos y rentabilidades
Lo más importante en este aspecto es la capacidad que tendrás como gestor de proyectos de medir el cumplimiento de los plazos y el retorno de la inversión de cada acción. Así, con toda esta información, serás capaz de tomar decisiones más acertadas y con un mayor criterio y acierto. Incluso los propios trabajadores podrán hacerlo si, llegado el caso, lo necesitan.
Reuniones y descansos virtuales
Sin duda, la otra gran vertiente de la colaboración digital remota tiene que ver con las reuniones, con los encuentros virtuales entre los diferentes miembros del equipo. Sin olvidar, por supuesto, la importancia de los descansos. Sobre todo si son también en grupo y compartidos.
En el ámbito concreto de las reuniones de trabajo remoto, es obligatorio recordar la importancia de la planificación exhaustiva. Siempre, pero más aún en el ámbito del teletrabajo. Así, cada vez que alguien de tu equipo organice una reunión, deberá:
-Dejar bien claros la hora y el día y rogar puntualidad.
-Anticipar su duración, para la mejor organización de todos los compañeros.
-Marcar la estructura o agenda de la reunión.
-Dirigir la conversación durante el encuentro, para centrar el foco de atención.
-Al finalizar, enviar el acta o resumen de la reunión a todos los participantes.
El éxito de las reuniones informales
Muchos directivos se resisten a aceptarlo, pero es un hecho: compartir tiempo libre hace que los lazos entre los compañeros se hagan más fuertes. Es una buena forma de tener teletrabajadores productivos, porque repercute en su rendimiento.
Las reticencias iniciales pueden deberse a una falsa sensación de pérdida de tiempo. Pero, al contrario, estamos hablando de una inversión en valores tan importantes como la confianza, la solidaridad, el compañerismo y la cooperación. Si puede ser, este tiempo debería compartirse mediante videollamadas grupales: ten presente que, en las comunicaciones personales, se estima que el 55 % de la información se transmite mediante el lenguaje corporal.
Compartir el entorno de trabajo
Por último, y muy relacionado con el establecimiento de lazos entre el personal, no queremos cerrar este apartado sin mencionarte una de las técnicas que cada vez más trabajadores de los equipos remotos eficaces se animan a poner en práctica. Piénsalo: en una oficina física todos los empleados comparten el mismo espacio, utilizan los mismos materiales y se mueven en un mismo entorno. Esto no ocurre en el teletrabajo, y esta carencia puede resultar muy negativa. Para solventarlo, existe la posibilidad de que cada miembro del equipo muestre al resto cómo es su particular lugar de trabajo.
Además de servir para conocerse mejor, esto permite a los trabajadores remotos abrir una ventana virtual a otros lugares. De esta manera, alguien sentado en Madrid puede disfrutar las vistas que tiene un compañero que trabaja desde Buenos Aires, y viceversa.
Fuente de la imagen: http://www.pixabay.com
Nombre del autor de la imagen: © maitematas