Sin duda, si hay determinados equipos de trabajo remoto que sufren especialmente las dificultades propias de la comunicación en el teletrabajo, son aquellos que se encuentran distribuidos en zonas geográficas con diferentes usos horarios. Y es que, si volvemos al ya citado informe de Buffer, «The 2020 State of Remote Work», el 30 % de los trabajadores valoran como primer beneficio del trabajo remoto la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Por tanto, es lógico que a la hora de conformar equipos remotos eficaces, estén compuestos por personas residentes en diferentes lugares del mundo.
Para gestionar estos casos eficazmente tienes a tu disposición numerosas técnicas y buenos hábitos que, al aplicarse, te ayudarán a comunicarte mejor con ellos. Esta que te mostramos es nuestra particular selección de consejos para constituir y comunicarte con equipos eficaces distribuidos en diferentes zonas horarias.
Fomentar la confianza
Es indudable: la confianza es la base de cualquier relación. Determina en buena medida la eficacia comunicativa entre dos o más partes, y también influye de manera directa en los procesos de teletrabajo productivos. Para fomentarla te recomendamos lo siguiente.
Recurre frecuentemente a las videollamadas o reuniones virtuales
Programadas semanal o quincenalmente, o incluso espontáneas. En el primer caso sirven para aunar criterios y reorganizar procesos de trabajo. Y en el segundo, al tratarse de encuentros virtuales más informales, son útiles para estrechar y mejorar las relaciones personales.
Utiliza programas de mensajería instantánea
La sensación de poder estar permanentemente conectados en horario de trabajo hace que la comunicación entre los distintos miembros del equipo mejore. Algunos ejemplos son los chats de trabajo o incluso los programas de mensajería instantánea como WhatsApp o Chanty.
Involucra a los directivos
Es fundamental para que la comunicación fluya y cumpla su función de coordinación, que se involucre también a los directivos en los procesos comunicativos. No es buena idea que se oculten e intervengan solo a través de mandos intermedios. ¿Lo ideal? Que hablen al resto del equipo de tú a tú.
Permite la accesibilidad y la participación universal
En la misma línea, dos buenas prácticas son posibilitar el contacto ágil y directo entre los compañeros, incluso si estos son jefes, y hacer todo lo posible para que absolutamente todos los miembros de tu equipo participen en las conversaciones. Este hecho, además, te reportará un beneficio de enorme valor.
¿Sabías que las más innovadoras y creativas ideas aparecen «fuera de la caja»? Te lo explicamos de otro modo: que tus empleados se encuentren teletrabajando en sus hogares o en oficinas compartidas y que se ocupen de su propia autogestión los aleja, en cierto modo, de la vorágine y las problemáticas empresariales internas. Están sometidos a más estímulos externos, desconectan más y, por eso, su pensamiento se vuelve más creativo. No desperdicies esa creatividad y fomenta la participación de todos los miembros para que nazcan ideas útiles y aplicables.
Por último, recuerda modular tu comportamiento para que todo en ti genere esa confianza que buscas proyectar. Tu tono de voz y tus gestos, por ejemplo, serán inconscientemente analizados por tus equipos remotos cada vez que te comuniques con ellos.
Repartir uniformemente la carga comunicativa
Otro punto muy importante a tener en cuenta a la hora de comunicar eficazmente es tratar de hacerlo de forma equitativa. Por ejemplo, si las reuniones virtuales son frecuentes en tu organización, ten en cuenta las horas en las que se programan.
Se trata de intentar no sobrecargar siempre a los mismos trabajadores con horarios incómodos, muy temprano por la mañana o tarde por la noche. Para conseguirlo, combina los distintos horarios de reunión.
Transmitir una cultura y personalidad de empresa únicas
Es importante para tener una comunicación efectiva establecer unas directrices mínimas. En este sentido, diseñar una cultura de empresa fácilmente identificable es una muy buena idea. Y también saber transmitir en cada acto comunicativo la personalidad de la marca, que lo engloba todo. Aunque en un principio no te des cuenta, hay pocas cosas más útiles a la hora de estrechar relaciones. El sentimiento de pertenencia que se generará hará que la comunicación fluya mucho mejor.
Además, te aconsejamos que nunca tengas miedo a sobrecomunicar, hasta el detalle más insignificante. Ello hará que, a la vez, tu equipo se comunique más y mejor.
Realizar seguimientos efectivos
Para que la comunicación surta efecto, es fundamental usar el mismo idioma. Y lo mismo sucede con el lenguaje que se utilice a la hora de calificar, evaluar o extraer conclusiones. Sobre todo cuando se realizan seguimientos de trabajo. Todos tus compañeros han de expresar y entender de la misma forma estados como «entendido», «de acuerdo» o «hecho».
Existen muchas herramientas que pueden ayudarte a unificar estos criterios. Por ejemplo:
– Jira
– Asana
– Trello
– Atlassian
– BaseCamp
– Podio
Propiciar el encuentro físico puntual (cuando el COVID-19 lo permita)
Por último, pero no por ello menos importante, no olvides propiciar el encuentro físico puntual para tener teletrabajadores productivos. ¿Cómo? Por ejemplo, celebrando reuniones de cierre de ejercicio colectivas u ofreciendo a todos tus empleados cursos de formación de alto valor, que puedan recibir todos en un mismo lugar y al mismo tiempo.
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